Mekanisme Kegiatan Seminar

A.      Manfaat Seminar

Seminar merupakan sebuah bentuk pengajaran akademis, baik di universitas maupun suatu organisasi komersial atau profesional. Menurut Mahmudah (2011) ‘seminar berasal dari bahasa Latin” seminarium’ yang berarti tanah tempat menanam benih”. Kegiatan seminar umumnya memiliki fokus pada suatu topik yang khusus dan semua yang hadir dapat berpartisipasi di dalamnya. Perlu dicacat, di salah satu universitas Eropa seminar dapat berarti kelas kuliah yang besar, khususnya ketika dibawakan oleh ahli yang termasyur tanpa memperhatikan jumlah peserta atau jangkauan mahasiswa yang berpartisipasi. Kegiatan seminar bukanlah sebuah ilmu melainkan sebuah pengetahuan belaka, sehingga pengertian seminar tidak jauh beda dengan pengertian diskusi yaitu saling bertukar pikiran secara lisan. Aktivitas ini adalah kodrat dari setiap manusia sehingga melalui kegiatan ini diperoleh manfaat seperti:

1.      Melatih untuk bersikap demokratis

2.      Melatih untuk bersikap toleransi

3.      Mengembangkan kepribadian

4.      Sarana melatih berfikir lebih baik

5.      Menambah pengetahuan dan pengalaman

6.      Pengembangan kecendekiaan dan kreatifitas

B.        Unsur-unsur Seminar

Suatu seminar pasti melibatkan beberapa unsur, unsur tersebut dibagi menjadi tiga bagian yaitu sebagai berikut.

1.      Unsur manusia yang meliputi pemandu atau moderator, penulis, penyaji makalah dan peserta.

2.      Unsur materi yang meliputi makalah, tema atau topik pembicaraan

3.      Unsur fasilitas yang meliputi ruangan, meja, kursi, alat-alat audiovisual, papan tulis, kertas dan sebagainya.

Untuk melaksanakan seminar sebaiknya dibentuk sebuah panitia pelaksana yang di pinpin oleh seorang ketua, sekretaris, bendahara, di tambah beberapa urusan atau seksi-seksi. Urusan atau seksi yang di bentuk haruslah sesuai dengan kebutuhan, misalnya harus ada tanda keikut sertaan. Demikian pula harus ada seksi yang mengurusi fasilitas seminar seperti tempat, meja, kursi, papan tulis, alat-alat, audio visual, dan sebagainya, jika seminar dilaksanakan lebih dari satu hari, perlu pula seksi yang mengurusi akomodasi, transportasi, dan konsumsi. Hal-hal yang perlu dianalisis yaitu (1) analisis pribadi meliputi posisinya dalam seminar, status keluarga, pendidikan, spesialisasinya, (2) analisis sikap dan sifat meliputi cara berpikirnya, emosionalitasnya, (3) analisis kelompok meliputi homogenitas dan heterogenitas, sikap kerjasama, perhatian, toleransi dan prasangkanya.

Kemampuan mengutarakan pendapat dilihat dari dua aspek, pertama dilihat dari kemampuan berbahasa yang meliputi kemampuan menggunakan bahasa yang baik, tepat, cermat. Kedua, kemampuan mengutarakan pendapat secara analitis, logis dan kreatif. Kreatif disini maksudnya adalah (1) hasil pikiran tersebut merupakan hal yang baru, (2) tidak konvensional, (3) mengandung motivasi yang tinggi dan tahan lama.

Sebelum kegiatan seminar dilaksanakan panitia paling tidak dapat mengecek atau melihat kembali segala hal yang dipersiapkan, hal-hal yang dimaksud adalah sebagai berikut.

1.      Undangan

Baik untuk acara pembukaan maupun penutupan, undangan yang di cek tersebut termasuk undangan yang ditunjukkan kepada peserta seminar, penyaji makalah, pemandu seminar atau moderator dan undangan untuk mereka yang diminta untuk membuka seminar itu secara resmi.

2.      Ruang seminar

Hal yang perlu diperhatikan yaitu: 1) cara mengatur tempat duduk, tempat duduk selain disesuaikan dengan bentuk ruangan, juga disesuaikan dengan maksud seminar, seminar biasanya sarat dengan pengumpulan ide-ide, karena itu letak tempat duduk harus mencermikan demokratis, tata letak meja yang melingkar atau setengah melingkar cocok untuk seminar atau yang berbentuk segi empat panjang, sedangkan yang berbentuk huruf “U” atau “V” apalagi yang berbentuk kelas harus dihindari karena bersifat otoriter. Tata letak seperti itu hanya cocok digunakan untuk rapat yang berisikan penjelasan dengan maksud agar tidak bertele-tele. 2) harus diperiksa apakah penerangan yang sudah cukup terlalu terang atau kurang terang, usahakan menggunakan bola lampu yang buram sehingga sinar tidak menyilaukan mata.

3.      Sistem suara

Yang dimaksud dengan system suara adalah alat-alat pengeras suara beserta kelengkapannya, sering terjadi karena alat pengeras suara tidak bekerja dengan baik, maka seminar yang semula diperkirakan akan berlangsung sukses akhirnya tidak berjalan dengan lancar hanya karena persoalan pengeras suara yang macet. Untuk itu perlu persiapan yang cermat dalam penataan system suara ini, baik menyangkut letaknya maupun kekuatan suaranya.

4.      AlatTulis

Untuk keperluan tulis menulis, maka alat-alat berikut ini perlu dipersiapkan, alat-alat itu seperti map dengan kelengkapannya (biasanya berupa tas) yang di dalamnya berisi kertas kosong, pulpen, jadwal acara dan bahan-bahan seminar, demikian pula perlu disiapkan pensil atau ball point dan mesin tulis, pada saat sekarang penyelenggaraan seminar telah cukup maju, sehingga pada sisi tertentu dari ruangan terdapat seperangkat computer atau laptop dan LCD proyektor.

5.      Makan dan minuman

Panitia juga harus memperhatikan makanan dan minuman, jika seminar diselenggarakan satu hari penuh perlu makan siang, biasanya pada pagi hari sekitar pukul 10.00 dan sore hari pukul 15.00 dihidangkan pula makanan kecil, ada beberapa cara untuk menghidangkan makanan kecil.

6.      Akomodasi

Akomodasi harus disediakan oleh panitia. Jika acara berlangsung lebih dari satu hari, panitia harus menentukan apakah penginapan disediakan gratis atau peserta harus membayar, jika peserta harus membayar, maka perlu diberikan informasi kepada peserta tentang penginapan tersebut,  jarak dengan tempat seminar berlangsung, tarif beserta fasilitasnya maupun pelayanannya.

7.      Kesehatan

Panitia juga harus memperhatikan kesehatan, khususnya untuk pertolongan pertama.

8.      Moderator (Pemandu Seminar)

Tugas pemandu atau moderator adalah 1) menjelaskan tujuan dan maksud seminar, 2) menjamin kelangsungan seminar secara teratur dan tertib, 3) memberikan stimulasi, anjukan, ajakan agar setiap peserta benar-benar mengambil bagian dalam seminar, 4) menyimpulkan dan merumuskan setiap pembicaraan dan membuat beberapa kesimpulan kesepakatan yang berhasil setiap pembicara dalam seminar. Fungsi pemandu atau moderator adalah:

1)      Sebagai pengarah, pemandu harus dapat mengarahkan seminar menuju tujuan yang ingin dicapai.

2)      Sebagai layar pemantul. Maksudnya, pemandu dapat meneruskan pembicaraan dari peserta satu ke peserta lainnya.

3)      Sebagai penengah bila timbul ketegangan, pemandu harus cakap melerai bila timbul ketegangan dalam seminar, untuk itu moderator harus memiliki sifat adil dan tidak berat sebelah.

4)      Sebagai pencari jalan, bila seminar macet, pemandu harus cakap mencari jalan keluar, bila perlu meminta bantuan kepada peserta yang pandai berinisatif.

5)      Sebagai pemberi semangat, adakalanya seminar berlangsung dingin, tidak bergairah dan peserta menjadi pasif, karenanya seorang pemandu harus pandai membangkitkan semangat peserta menjadi aktif, untuk itu seorang pemandu harus pandai membangkitkan pehatian peserta,

6)      Sebagai penyimpul dan penentu keputusan, pemandu haruslah bias menyimpulkan pembicara, bila perlu dengan keputusan jika pembicara sudah cukup memberikan petunjuk tentang kesimpulan apa yang harus dicapai.

9.      Peserta

Secara umum tugas peserta seminar adalah sebagai berikut.

1)      Menunjukkan solidaritas dan partisipasi

2)      Menjaga suasana yang aktif memberi usul dan saran

3)      Aktif memberikan segar dan nyaman

4)      Aktif memberikan informasi dan pendapat

5)      Aktif meminta pendapat dan informasi

6)      Mengajukan pertanyaan dan meminta dasar pendirian seseorang

7)      Mengajukan keberatan dan mengajukan contoh serta bukti jika ia tidak setuju terhadap gagasan dan pendapat peserta lain

8)      Mengusulkan kesimpulan, meminta atau berusaha untuk menyimpulkan bersama

9)      Mengikuti dan memusatkan perhatian selama berlangsungnya seminar.

Sejalan dengan tugas-tugas peserta tersebut, dapatlah digambarkan bahwa setiap peserta mempunyai fungsi sebagai berikut.

1)      Sebagai penyumbang pendapat atau opini, peserta seminar harus berani mengeluarkan pendapat atau opininya.

2)      Sebagai pembantu penyimpulan, dapat saja terjadi pemandu seminar kesulitan untuk menyimpulkan dan merumuskan hasil seminar, untuk itu peserta mempunyai kewajiban membantu menyimpulkan dan merumuskannya.

3)      Sebagai penyumbang data, kecuali opini, seminar pun tentu berharap memperoleh masukan-masukan berupa data dan informasi yang sangat berguna untuk memecahkan masalah, peserta hendaknya aktif memberikan data dan informasi kalaupun tidak memiliki data, ia dapat menunjukkan dimana data dan informasi itu diperoleh agar mudah ditelusuri.

4)      Sebagai pembantu pemandu, peserta dapat saja membantu pemandu dalam menjalankan tugasnya, kita sering melihat pemandu tidak mampu mengangkat gairah dan semangat peserta seminar, saat-saat seperti itu dengan inisiatif dan cara yang baik bias saja seorang peserta mengambil inisiatif untuk meningkatkan kegairahan dan semangat.

5)      Sebagai penerima hasil keputusan, fungsi ini sangat disadari peserta, karena apapun keputusan seminar hendaknya ia tunduk dan melaksanakan keputusan itu.

Dalam seminar terdapat pula orang yang berperan sebagai penulis yang bertugas menulis notula yaitu catatan yang menjadi dokumen penting dan menjadi pegangan semua pihak yang terlibat dalam seminar itu untuk ditindak lanjuti.

              Agar seminar dapat berlangsung dengan lancar, maka peserta jangan menunjukkan sikap agresif dan reaksioner, menutup diri, dan takut mengeluarkan pendapat. Namun, peserta juga harus membatasi diri, jangan terlalu banyak bicara tanpa mempedulikan orang lain. Ia harus memberikan kesempatan kepada peserta lainnya untuk mengemukakan pendapat, janganlah berbicara berbelit-belit atau berbisik-bisik dengan teman yang lainnya saat seminar berlangsung, jangan pula bersikap acuh tak acuh sehingga dapat mengganggu kelancaran seminar dan keberhasilan seminar.

C.      Susunan Acara Seminar

            Kegiatan seminar dilaksanakan berdasarkan jadwal atau susunan acara yang telah dibuat. Secara umum kegiatan seminar memiliki susunan acara sebagai berikut.

1.      Registrasi atau pendaftaran peserta

Di awal seminar, para peserta melakukan pendaftaran/registrasi. Tujuannya adalah untuk mendokumentasikan banyaknya peserta yang hadir dan sekaligus sebagai tolak ukur keberhasilan publikasi dan promosi seminar yang nantinya berdampak pada efektifitas seminar itu sendiri.

2.      Pembukaan

Acara seminar diawali dengan adanya pembukaan oleh pembawa acara atau master of ceremony (MC), kemudian ketua panitia melaporkan hal-hal yang terkait dengan pelaksanaan seminar. Selepas laporan panitia secara resmi seminar biasanya dibuka oleh pemimpin institusi penyelenggaraan seminar atau pimpinan terkait.

3.      Acara inti

Acara inti seminar dipandu oleh moderator atau notulis. Para pemakalah menyajikan makalah dengan dipandu oleh moderator dan segala kegiatan dalam acara inti ini didokumentasikan oleh notulis, kelancaran acara seminar berada dalam arahan seksi acara dan dipantau oleh ketua seminar.

4.      Penutup

Setelah seminar selesai, maka acara diakhiri dengan penutupan. Acara penutupan seminar biasanya terdiri dari: serah terima hasil seminar, laporan ketua panitia dan penutupan seminar secara resmi (baik oleh ketua panitia sendiri maupun kembali mengundang pimpinan institusi penyelenggara seminar).

D.      Mekanisme Pelaksanaan Kegiatan Seminar Secara Detail

1. Moderator membuka acara seminar, memperkenalkan pemakalah dan latar belakang dari seminar.
2. Moderator memberikan kesempatan kepada pemakalah untuk menyampaikan materi.
3. Pemakalah menyampaikan materi seminar.
4. Setelah pemakalah selesai menyampaikan materi, kesempatan diberikan kembali kepada moderator.
5. Setelah itu moderator memberikan kesempatan kepada pemakalah selanjutnya untuk menyampaikan materi, dan selanjutnya pemakalah menyerahkan kepada moderator untuk kembali memandu jalannya seminar.
6. Moderator membuka sesi tanya jawab, pada sesi tanya jawab, moderator memberikan kesempatan kepada peserta seminar untuk menyampaikan permasalahan, saran, kritik, terkait jalannya seminar.
7. Setelah peserta seminar menyampaikan permasalahan, moderator memberikan kesempatan kepada pemakalah untuk menanggapi permasalahan yang disampaikan peserta seminar.
8. Para pemakalah menanggapi permasalahan yang disampaikan oleh peserta seminar.
9. Setelah para pemakalah menanggapi permasalahan yang disampaikan oleh peserta seminar, maka waktu dan kesempatan dikembalikan lagi ke moderator.
10. Selanjutnya moderator menyimpulkan semua hasil dan mengakhiri kegiatan seminar.
11. Notulis mencari hal-hal penting dalam pelaksanaan seminar.

DAFTAR RUJUKAN

http://id.wikipedia.org/wiki/seminar

Tegeh, dkk. 2013. Seminar Pendidikan. Singaraja: Undiksha Press.